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商业搬迁指南:如何规划大规模搬迁

Published: 2020年2月3日
John Anderson
办公室搬迁不仅仅是将物品从一个地方搬到另一个地方。还需要考虑过渡工作流程,以及重组、平面布置图、预算、员工体验和调整期。虽然搬迁的最终结果令人欣慰,但搬迁过程当中即使是做事最有条理的项目经理和最乐观的领导也会感觉不堪重负。我们将在未来几周内与大家分享关于企业搬迁每个阶段的提示——规划、准备、包装和拆箱——这将缩短中断办公的时间,让您更快地恢复高效工作。 

无论其复杂性或目的地如何,所有商业搬迁都是从规划这一重要阶段开始。关于该阶段的有用提示请见下文。  

搬迁前 6-12 个月:规划


1. 制定预算 和流程:除了确定公司的搬迁预算以外,最好还建立一个完成搬迁有关采购的流程:比如如何支付费用,如何核算以及由谁负责批准及合同。

2. 集中并组织: 把所有笔记、合同、文件、待办事项清单和其他相关物品放在同一个地方,为自己节约大量时间和精力。 

3. 与经理协调,确定物流和搬迁相关的工作流程策略: 除了确定必须从 A 点搬到 B 点的物品以外,经理还可以根据新场地的尺寸与布局,帮助评估需要哪些设备和物品、哪些可以丢弃,添置哪些物品。他们也是确保制定并在整个搬迁过程中遵循整体工作规划的关键。虽然搬迁给人带来压力,但仍须在截止日期之前完成;经理必须与员工沟通,确保一直保持高效平衡。 

4. 告知员工搬迁情况: 务必牢记,员工是您最宝贵的资产。说明搬迁背后的动机,让他们知晓并重视。确保员工做好了充分准备,有助于搬迁顺利进行。确保员工了解其必须掌握的一切信息。  

5. 为员工写一份总结和搬迁检查清单: 检查清单的内容可能包括关键阶段目标及其相关的截止日期、新办公地点、楼层平面图、以及搬迁过程中他们预计收到的搬迁信息。
 
6. 与员工进行沟通: 无论是通过定期安排的电子邮件、新闻通讯还是员工会议,请尽可能详细地阐述清楚,鼓励提出反馈;员工的后续提问也可能让您注意到您之前忽视的任何方面,包括楼层平面图变更、设备更换或升级需求、搬到开放空间或私密空间的变化所带来的问题等。如果尚无内部传达团队,请指定人员管理这些通信,做到明确、一致地传达消息。 

7. 成立搬迁委员会: 成立搬迁委员会是确保实现阶段目标、员工与领导之间公开交流的一种极好办法。为委员会分配一个专用电子邮件地址,让员工在搬迁过程中有提交问题与疑虑的统一渠道。 
 
无论是城内小办公室搬迁还是公司总部全球迁址,规划都是平稳过渡的关键。如果实施合理,规划阶段将奠定坚实的基础,促进所有利益相关者之间协作,并建立成功搬迁所需的流程。  

敬请关注商业搬迁指南系列的下一篇博客文章——“如何为大规模搬迁做好准备。” 我们将在这篇博客中阐述搬迁中关键准备阶段所需了解的一切内容,从聘请供应商的相关提示到评估整个实施过程中需要的人员和物品等等。 

欢迎直接联系我们,了解 SIRVA Commercial Moving Services 帮助您管理未来搬迁的诸多方式相关信息。从规划、打包到搬迁本身,我们提供工作场所、办公室和设施搬迁、零售翻新的各项服务以及许多其他服务。欢迎通过下列方式联系我们:commercialmoving@sirva.com 或访问 https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving ,了解更多有关我们如何实施商业搬迁、最大程度减压以及让您快速高效恢复工作的信息。