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商业搬迁指南:如何为大规模搬迁做好准备(第 2 部分)

Published: 2020年2月3日
John Anderson

正如我们在 商业搬迁指南系列第一篇关于规划的文章中所讨论的那样,办公室搬迁需要做大量组织工作。规划不当会给本已复杂的流程带来不必要的压力,而密切关注细节可以提高搬迁效率,让参与其中的每一个人顺利过渡,包括:员工、管理层以及将协助搬迁的供应商。现在,您已制定与员工沟通、跟踪支出情况和管理流程的详细规划,下一步怎么做? 两个字:准备。

搬迁前 3-6 个月:准备

Abraham Lincoln 曾经说过:“给我六个小时砍倒一棵树,我会用前四个小时磨斧头。” 就商业搬迁而言,成功不仅仅取决于执行,还在于充分准备。下文列述了确保商业搬迁顺利进行的几条提示与建议。

  1. 聘请多家供应商或者考虑只聘请一家供应商的优势:虽然搬迁的各个部分(包装箱、打包、清扫、搬运和交付/安装)都有对应的供应商,但聘请一家供应商,通过唯一的端到端服务可以最大程度降低压力,实现效率最大化。无论选择一家还是多家供应商,都应根据其声誉、可用性和真正实力来挑选,原因是供应商的覆盖范围、专业知识或质量承诺各有不同。

    建议大家从供应商处获得与下列内容有关的
    信息:

    • 灵活:必要时供应商会否在上班时间以外工作?
    • 费用构成:按工作次数还是小时收费? 是否收取非上班时间的加班费用?
    • 服务范围:是否提供清扫和打包服务?
    • 参考:供应商的声誉与他们对绩效的承诺是否一致?
  2. 进行几轮“评估”:建议您的搬迁委员会不要仅凭想象思考确定,而是在当前所在大楼内走几圈,评估搬出大楼以前是否要对建筑进行维修,注意有无大件招牌或家具需要多人才能移动,评估搬之前和搬迁过程中需要注意多少件(大小)物品。邀请多人参与评估,确保没有遗漏或遗忘。
  3. 精简物品: 在办公室走几圈,可以得出公司库存的主要清单,也许还会找到一些可以丢弃的物品。这时,正好可以在所在大楼内走最后一圈,给这些物品贴上标签。完成上述步骤后,建议有条不紊地逐一清扫各个区域。不要把清扫留到最后一刻,因为到那时员工已经疲惫不堪,打包工作量显著增加。最后一刻清扫往往会导致错误丢弃本应保留的物品。慢慢来,确保搬迁顺利
  4. 让信息技术 (Information Technology, IT) 团队参与:除搬运包装箱与家具外,还必须搬运技术设备。建议尽快与您的 IT 部门协调互联网规划、电话连接和平台转移事项。确保他们可以出入新建筑,继而评估新场地可能需要进行哪些升级,比如升级基础设施或把设备放到新位置。尽早让您的技术团队参与其中,将成为搬迁期间和之后一帆风顺的关键。
  5. 评估需要哪些材料:经过几轮评估,整体把握需要把哪些东西搬到新地点。现在,如果不与帮助您管理搬迁工作的独家供应商合作,就必须根据自身需要选择合适的包装箱与板条箱数量(和类型)。由于选择的类型太多,并不像听起来那么简单。从可堆叠、可折叠到租赁或容器,选择多种多样,各个公司应根据自己的独特需求进行决策和选择解决方案。
  6. 向供应商传达装卸货指示:新位置和现有位置有无装卸货指定区域? 您确定卡车停在这些区域不会扰乱交通或妨碍其他租户出入? 这两个位置是否要求在非常规时间出入? 指定卡车是否要使用任何地下装载码头或突出位置? 搬完后由搬运公司清扫,还是自行负责清扫? 建议您拿到以上所有问题的答案,然后再协调抵达时间和离开时间,确保每个人都了解相关信息。
  7. 确定清扫方法:如果只聘请了一家商业搬迁管理公司,那么恭喜您,这部分工作很可能已经包含在服务范围内。如果还没有聘请,且搬运公司不会清扫撤离的场所,那么正好找一家服务商。请务必审查合同,或者先咨询大楼管理员建筑的政策和覆盖范围。确定责任方,以防不属于自己的责任时支付不必要的服务费用,或者属于自己的责任,但略过了该步骤时被罚。
  8. 与员工持续沟通:现在,我们在 本系列第一篇博客文章中建议您组建的搬迁委员会将组织并解决员工的许多问题。考虑写一份每周一发的电子邮件,告知员工搬迁的最新情况,并列述迄今提出的问题和答案,减少发到委员会指定信箱的电子邮件数量。该新闻通讯邮件还可以包含其他内容主题,比如:
    • 成就
    • 未完成项目
    • 指定打包日
    • 关于员工日常工作中断的预期
    • 搬迁日期
    • 新建筑:
      • 停车、安全、餐厅等方面的差异。
      • 公共交通:可用性和/或时间表
      • 建筑和周围设施
      • 建筑名称和地址
  9. 与客户沟通: 迁址后,您希望客户和潜在客户能够找到自己。在搬迁之前提早订购新名片、印有信头的信纸以及其他宣传材料,并考虑在网站上张贴一条横幅,告知即将变更地址。由于 Google 更改信息所需的时间较长,我们建议您至少提前一个月联系他们更改网上列表和地址。最后,通过电子邮件和传统寄信的方式告知所有供应商、供货商和客户您公司的新地址。
  10. 获取楼层平面图并分配座位:拿到楼层平面图和主要领导者的反馈后,请制定座位规划并分发给员工。建议您为接收反馈留出一些时间,因为反馈可能会提醒您需要做些变更。确定需要考虑的特殊需求、访问权限或部门远近的益处。与搬运公司协调座位图的完成情况,确保他们清楚地了解每位员工带标签的包装箱与设备应放在新场所的哪个地方。

按照指南完成上述步骤后,即将进入商业搬迁的下一阶段:打包。在本系列的下一篇博客中,我们将阐述从现有场所轻松过渡的步骤。

同时,如果考虑聘用一家帮助您管理搬迁工作的提供商,请在阅读下一篇文章之前先联系我们获取更多信息。我们将很高兴向您说明 SIRVA Commercial Moving Services 协助公司搬迁的多种方式:从规划、打包到实际搬迁本身。我们提供工作场所、办公室&设施搬迁、零售翻新的各项服务以及许多其他服务。欢迎通过下列方式联系我们:commercialmoving@sirva.com 或访问我们的 商业搬迁指南页面了解更多信息。  

没看到本系列第一篇博客文章? 阅读 商业搬迁指南:如何规划大规模搬迁 以了解相关内容。