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新冠肺炎疫情下对员工派遣的额外支持

Published: 2020年4月22日
Taryn Kramer

新冠肺炎疫情在员工派遣的各个方面都产生了重大影响,尤其是在应为员工提供额外服务时。为了回答相关问题,我们总结了雇主在协助员工应对本次全球性疫情时应该牢记的几个要点。

受新冠肺炎疫情影响的员工可以分为两类:疫情爆发时已经搬迁到客居地/目的地的员工,以及正在搬迁过程中的员工(这些员工仍在老家/原地,或者尚未在客居地/目的地安顿下来)。这两类员工有很多相同的需求。但是,对这些需求的处理也会因以下个人情况而异:家庭情况、在老家/原地以及客居地/目的地等。各公司相关人员已经在要求 SIRVA 顾问确定在目前世界局势下应考虑提供的潜在服务。我们提供了一个为了应对疫情以及随之而来的安全与合规需求,可能需要提供或加强的服务清单。 

已经完成搬迁的员工:对于已经完成搬迁的员工,公司需要根据目前情况以及将来的预期情况来处理。可能需要提供的服务包括:

  • 差旅:额外支持可能包括返回员工老家/原地或过渡地的差旅安排。公司需要通过差旅部门来为差旅安排提供支持和报销费用,如果公司没有此类部门,也可以让外部供应商来提供支持。考虑到目前出行选择有限而且订票困难,差旅费用可能会高于预期。做出有关差旅的决定时,决策者应考虑到美国疾控中心世界卫生组织等机构的旅行公告。
  • 住宿:如果需要搬离目前住房或者需要在老家/原地或过渡地的临时住房,员工可能会有住宿需求。
  • 照顾宠物:还可能需要帮助员工运送或寄养宠物,通常取决于已预定住处在宠物方面的规定。
  • 生活成本/日津贴:公司可能需要重新评估客居地、目的地或过渡地的生活成本/日津贴。
  • 家居用品:可能需要为员工提供全程或非全程运输支持,取决于需要或决定迁往老家/原地还是过渡地。
  • 教育(替代性课程/网课):员工还可能会担心子女跟不上课程进度或成绩达不到要求,尤其是临近毕业、有特殊需要或者关键年级的子女。很多学校在做出调整,为全体学生安排网课或采用其他方式教学;公司可以考虑利用各自供应链教育合作伙伴的资源和建议来为此类安排提供补充。
  • 安全防护设备:员工可能被要求购买或主动购买安全防护设备来尽量减少感染新冠肺炎的风险。公司需要确定并公布哪些费用将予以报销以及哪些费用由员工自行承担。

正在搬迁过程中的员工:  根据各自的情况,这类员工可能需要各种额外的支持,包括:

business people walking outside

  • 差旅:员工可能需要前往目前居住的疫情影响地区之外的其他地点。如上文所述,考虑到目前出行选择受限而且订票困难,差旅费用可能会高于预期。处理员工差旅事务时,应考虑公司政策、美国疾控中心和/或世界卫生组织的建议以及任何适用的国家旅行公告。 
  • 住宿:员工可能无法返回主要居所,无法在客居地/目的地获得长期住房,或正在等待海关放行家居用品/运送到新地址,所以可能需要临时住处。公司还应该为家居用品已经从员工老家/原地发运、但是员工无法搬迁的情况做好准备;在这种情况下,员工也会需要临时住处。
  • 生活成本/日津贴:公司可能需要重新评估客居地、目的地或过渡地的生活成本/日津贴。
  • 教育(替代性课程/网课):和已经完成搬迁的员工一样,各地正在搬迁过程中的员工也可能担心自己的子女跟不上课程进度。公司可以考虑利用供应链教育合作伙伴可以提供的资源和建议来为学校提供的替代性课程或网课提供补充。

管理员工压力的针对性措施

我们的很多客户担忧,在新冠肺炎疫情影响下,如何管理员工及其家庭可能需要面对的压力,包括出行、入境推迟和复杂的手续,以及安全因素。为所有员工、网点和情况寻求一种快速全面的解决方法是一个很诱人的想法,重要的一点是需要牢记,在这个艰难的时刻,最有效的措施是针对性的的措施,确定最有效目标的最佳方式是直接和员工沟通来确定他们真正的需求。

例如,我们的一家客户在全球各地都有办事处,他们决定在提供额外支持以应对新冠肺炎的影响方面做出决策之前先对员工进行调研。除了确定每名员工的地理位置之外,他们还询问特定网点的员工是否感到安全,员工想暂时呆在其他地点还是返回老家/原地,员工是否需要协助,以及在目前情况下什么类型的支持可以满足员工的需要。调研结果制成表格并分享给业务主管,然后业务主管根据员工的真正需求制定计划,并做出快速响应。有趣的是,我们的这家客户在 24 小时内收到的回复率达到了 50%,并发现只有 6 名员工需要帮助。然后为每名员工在他们需要的方面提供了针对性的协助;由于全球形势一直处在变化之中,所以还计划进行定期调研来评估全体员工的未来需求。

公司应该建立相应的队伍和流程来处理疫情期间任何可能的要求。反过来,弄清楚是什么原因催生了这些要求可以帮助确定采取哪些可行的措施来应对这些要求。做出是否对要求做出响应的决策之后,我们建议和您的人才派遣管理公司 (RMC)/客户经理密切协作,他们会充分利用现有的流程和供应商。  

接下来:新冠肺炎疫情之后怎么办?

在未来的某个时间点,公司会恢复营业,人员流动方面的限制会放松,必须对派遣员工的不同状态,做出一些重大决策。

对于已经部署到客居地/目的地,但是在疫情期间搬迁到过渡地的员工来说,员工和相关人员需要决定员工和随行的家人是否要回到客居地/目的地,是否要将家人分开,分别到老家/原地和客居地/目的地,是否要结束搬迁并撤离员工和随行的家庭成员。对于某些员工和公司来说,需要具体案例具体分析,或者根据客居地/目的地的情况做出决策。对上述问题做出决策之后,需要确定额外支持的类型以及程度,这同样要具体案例具体分析。

对未部署到客居地/目的地的员工也需要做出类似决策:根据实际需要确定开始进行还是结束搬迁,家庭成员是否要分开,分别到老家/原地和客居地/目的地?对这些问题做出决策之后,每个案例都会需要额外的支持。

总体看来,对于公司来说,关键是和其人才派遣管理公司及/或供应商进行沟通,并共同就如何加快并管理上述工作制定策略。公司可能急于重新开始人才派遣活动,但是受疫情影响的地区和供应商响应速度可能较慢。公司相关人员应该牢记以下几点:

  • 策略/优先级:一旦决定开始将员工从过渡地迁移到客居地/目的地,重要的是:
    • 制定清晰的流程,让受疫情影响的员工获得前往客居地/目的地的资格/通关手续
    • 和人才派遣管理公司及/或供应商一起评估客居地/目的地的风险
    • 为已暂停的服务制定授权恢复/重启流程:津贴、人才派遣服务等。
  • 积压造成的延迟:公司应准备好应对供应商自身恢复正常业务活动期间可能出现的延迟情况;供应商的业务活动可能对比之前有所变化,供应商可能会继续进行之前暂停的工作,而且需要同时应对重启旧业务和应对新需求的挑战。
  • 例外流程调整:应对例外流程进行优化并在书面文件中进行清晰的描述,确保相关人员可快速做出决策。例如,流动限制政策升级时,差旅费用可能增加,可选航班可能受到限制。放宽先前指定的预定时间要求(例如提前 14 天预定或费用限额审批)有助于人员的快速部署。

新冠肺炎疫情会继续影响人才派遣,我们建议客户联系 SIRVA 客户经理寻求协助,共同应对快速变化的形势。如果公司需要在新冠肺炎疫情方面获取其他帮助,我们建议公司相关人员阅读最新发表的指南:新冠疫情下企业客户的人才派遣计划注意事项