避免陷入迷失：更好的人才派遣方案征询/招标解决方案

如果你在互联网上搜索“方案征询函 (RFP) 撰写技巧”，你会得到 1,500,000 多个搜索结果，你会淹没在专业外包公司以及相关文案人员到IT 采购人员等提供的大量信息和专业知识中。一个看似这么基础的问题怎么会有这么多不同的答案？为什么这个过程看起来这么耗费精力？为什么有这么多障碍？对于人才派遣和采购团队来说，编撰实施人才派遣服务或家居用品运输服务的方案征询（也称为招标）尤其耗费精力。我们将在下文讨论其中会出现的一些挑战以及 SIRVA 为这个非常复杂的过程提供的创新解决方案。

目标简单 - 过程繁杂

通常来说，方案征询/招标的过程很简单：

第 1 步：提出问题

第 2 步：得到答案

第 3 步：对比供应商，做出选择。

但是，如果您曾经进行过方案征询或参与过招投标，或者考虑过在自己的公司执行这个流程，那么您可能和我们的很多客户或潜在客户一样会掉进同一个“兔子洞”里：进入这个流程之后，很快发现有很多意想不到的复杂问题会让您的项目在每一个节点偏离方向。

SIRVA 每年回应大量的方案征询函和信息征询函 (RFI)。某些公司的外包流程在短短四到六周内就可以完成。我们还见过一些公司的方案征询/招标活动耗时数年，而且经常没有任何结果。同时，在我们每年收到的方案征询/招标文件中，平均有 9% 出于种种原因最终被采购人员放弃。

人才派遣方案征询/招标的时间和成本方面没有具体数据。但是，IT 产业最近的一项调研显示公司采购新 IT 系统累计投入时间平均为 4800 小时。这相当于 IT 产业内 2.3 个全职员工全年的工作时长，或者相当于每年投入 $300,000 的资金。调研时，IT 采购人员说方案征询/招标流程实际上只达成了他们目标中的不足 60%，如果考虑到这一点，那么这些调研结果会让您更加困惑。

IT 业是仅有的几个提供方案征询/招标流程综合数据的行业之一。这可能是因为采购人员在很长一段时间里使用方案征询来采购 IT 解决方案。另外，IT 部门的采购流程常常很复杂冗长，所以很多业内专家花费大量的时间试图找出更快、更有效的方式来完成采购流程。

IT 业的采购流程在某种意义上是一个有形产品的采购流程，如果考虑到这一点，您就会明白人才派遣服务的采购要复杂得多。无论采购软件还是系统，IT 业内投标的主要特点是定义明确的产品和易于验证的结果。而人才派遣服务采购人员则是另一个极端，他们采购的是由很多个部分构成的无形服务。很难确定完美供应商的标准。即使在同一家公司里，关于哪条标准最重要，各个部门也会有不同的看法。这些因素集合起来导致这个流程充满挑战且非常耗费精力。

公司应如何尝试管理人才派遣方案征询/招标流程

预见到人才派遣方案征询/招标流程复杂性的公司通常采用两种方法之一来优化、缩短这一流程。每种方法都有优势和不足：

使用人才派遣服务提供商的抽样调查问卷：在方案征询/招标流程和实际的人才派遣工作中，需要对最适合的提供商的特点和资质进行分离、提取。使用供应商提供的或者网上的抽样调查问卷可以缩短方案征询/招标流程。但是这个方法也有不足。每家公司都有自己的目标和具体的需求，所以使用雷同的模板或问卷可能无法获取对各个公司来说最重要的信息。实际上，使用这种模板常常会从供应商处获得大量的无用信息。简而言之，走捷径可能导致工作量增加，相关部门最后可能需要从大量信息中筛选出有用的信息。很多公司发现使用这种方法时常常会产生需要进一步评估的额外后续问题，并/或需要进行多次评估以缩小候选供应商范围。

雇用行业顾问来制定并执行方案征询/招标流程：雇用行业顾问是执行方案征询/招标流程的一个有效方式，他们的经验可以帮助您确保适合的供应商能够了解您的需求并给出正确的反馈。在理想情况下，和承包商合作可以减轻方案征询/招标流程的行政管理工作量，而且承包商可以在评估供应商时提供专业意见。但是，要想在方案征询/招标流程中挑选出真正适合的合作伙伴，一个专业顾问仍会需要花费大量的时间，同事需要得到你们主要相关部门及责任人的投入及配合。唯一能够确保顾问挑选出适合您的供应商的方法就是让顾问了解贵公司的目标、内部流程和企业文化。相关部门责任人也需要以特定方式对供应商的反馈进行评估来确保供应商符合要求。顾问的领导力和专业能力可以在行政活动管理方面节省时间，但是不一定能节省相关部门做准备并参与流程的工作量。

SIRVA 对这一问题的解决方案：使用方案征询/招标工具箱简化流程：

为帮助公司制定方案征询/招标流程，SIRVA 开发了方案征询工具箱，该工具箱为人才派遣服务采购人员提供更加快速、直接、高效经济的方法，帮助他们实现目标。该工具箱功能强大，可以协助采购人员完成方案征询/招标流程的每个步骤。用户可以使用 SIRVA 的方案征询工具箱：

确定公司能够通过方案征询/招标改进的主要领域
确定对于公司项目成功来说最重要的供应商资质
确定要问的问题，从而获取用于评估潜在合作伙伴能力所需的针对性信息
从整个方案征询/招标包的制定快速过渡到分发
根据标准对全部回复进行评估，进而确定最适合的潜在合作伙伴并缩短考虑过程

SIRVA 的方案征询工具箱允许用户快速创建自定义信息征询或方案征询/招标文件。用户只需提供公司项目和目标方面的一些基础信息即可。该工具箱使用这些信息过滤由 1100 多个人才派遣相关问题组成的内部信息库，只返回符合用户资质要求的问题。

然后该工具箱把这些问题放到可以自定义的文件中，作为信息征询或方案征询/招标的问卷。该工具箱还提供样板文件素材，例如问题回答说明、定价模板以及用户询价中可能用到的标准信息。公司可以使用方案征询工具箱中针对性的专业方案征询/投标包，在短短一小时内就完成投标。

但是，该工具箱的功能不只是让用户收集问题答案。新的供应商分析工具可以让外包管理团队根据他们认为对公司成功最关键的标准快速评估评价供应商能力。记录这些评估结果之后，可以对供应商的回复进行全面对比并评估，最终得到一个简单、公正的打分表，这个表格可以清晰地显示每个供应商与其他供应商相比的优势和劣势。该工具箱的这个部分可以支持基于委员会的采购决策，公司内部相关部门可以对整个投标文件或某个特定的方面进行评估。