电子发票：和纸质发票有什么不同吗？

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纸质发票和电子发票的不同之处

在中国，发票处理在人才派遣费用管理中是一个很重要并且很复杂的环节，因为公司在出于税收目的扣除相关费用，以及被派遣人员个人在报销自己的相关费用时，都必须使用这些凭证。在最近的 SIRVA 博客文章中，我们研究了两种类型的标准纸质发票，以及它们在税务合规性方面的相关考虑因素。在接下来的文章里，我们将讨论最近推出的第三种，也就是数字版电子发票。我们还将研究标准发票和数字发票之间有哪些不同之处，以及这些不同之处如何影响组织获得和使用发票的方式。

什么是电子发票？

电子发票等同于传统的纸质发票，用于相同的目的，并且同样受税务局的监管。但由于它是数字性质的，具有便于保存，之后又便于搜索，以及在需要时容易检索的额外优点。

电子发票是相当新的东西，尚未被所有商家、供应商或人才派遣服务合作伙伴所采用。SIRVA 已开始引导客户改变做法，以便被派遣员工既可以提交电子发票，也可以像以往一样，继续使用传统的纸质发票来提交费用报销单。凭借深厚的费用管理专业知识，SIRVA 设计了一个框架，以解决在中国的财务流程合规性评估和实施问题，同时对客户的财务要求、账单流程和发票收取（无论纸质还是数字形式）提供支持。

纸质发票和电子发票的对比

下表显示了传统的纸质发票和最近推出的电子发票之间的主要不同。

	纸质发票	电子发票
要求的信息	法人实体全称税务代码	法人实体全称税务代码
有效性	有效的税单	有效的税单
格式	纸质格式，一式两份：原件交给被派遣人，副本交给商家	数字格式（商家发出指向数字发票的链接，被派遣人用该链接检索和下载发票，该发票可以打印在标准 A4 纸上）
用于报销的格式	只接受纸质发票的原件（不接受复印件）	电子发票可以打印在 A4 纸上，或下载 PDF 格式用于报销
如何获得发票	步骤付款时，被派遣人要求开具发票商家询问发票是以个人还是公司的名义开具，如果以公司名义开具，会要求被派遣人提供公司全称和税务代码信息；商家为被派遣人开具发票并打印	步骤付款时，被派遣人要求开具发票商家提供二维码被派遣人扫描二维码并填写个人发票信息和联系信息（手机号码或电子邮件地址）以及公司信息被派遣人之后将收到包含发票链接的电子邮件/消息
发票上的开票日期	被派遣人要求商家开具发票的日期	通过二维码提交申请的日期
发票重开	纸质发票很难要求重开，因为被派遣人必须返回商家那里索要纸质发票，而纸质发票只能用税务局提供的特殊纸张印刷；这样会进一步产生额外的税收成本，并造成审计上的问题	电子发票很容易就可以重新打印，只要在收到后保存 PDF 版的文件即可
索要特定类型的电子发票	收到什么类型的发票取决于商家使用的格式；被派遣人不能索要自己想要的发票类型
优点	可以直接面对面地从商家那里收到发票，并且可以立即验证发票信息	发票的 PDF 可以保存在 A4 纸上，以便在需要时打印发票的 PDF 可以轻松通过电子邮件发送，以办理报销电子发票比较环保，因为整个过程是无纸化的
缺点	必须使用正本的纸质发票办理报销（不接受复印件）；购买时只提供一份原件/只在购买时提供，并且出于税务审计的考虑而不能复制	被派遣人需要扫描二维码，所以一定要在二维码截止日期之前申请发票电子发票不能立即收到：被派遣人必须等待，并进行后续操作，才能确保在通过二维码申请电子发票后收到发出的链接

电子发票常见问题

电子发票可以用来报销吗？

可以。电子发票是国家税务局批准的有效报销凭证。打印的电子发票具有和常规纸质发票相同的效果和用途。

电子发票如何打印？

被派遣人或公司通过电子邮件收到电子发票后，可以用标准打印机打印在 A4 纸上。请确保将完整的电子发票打印在页边距内或按照纸张尺寸打印。

如何验证电子发票的真伪？

通常，电子发票很难伪造。如果需要，被派遣人或派遣安置经理可以在当地税务局提供的电子发票搜索平台上验证真伪。

为什么电子发票的开票日期与收费或服务发生的日期不同？

电子发票只在被派遣人扫描二维码提交其电子发票申请后才会开具。由于电子发票上的日期反映的是申请日期，因此如果被派遣人需要等待扫描/使用二维码，该日期可能与购买日期不同。

收据上的二维码有效期/截止日期是什么时候？

使用二维码的有效期由商家设置，通常为 7-30 天。被派遣人最好在收到收据后立即提交申请。

如果二维码无效怎么办？

被派遣人应联系开具发票的商家，要求其将电子发票重新发送至被派遣人的电子邮件地址。您需要提供收据中的信息，例如收据编号和发票抬头。

收据丢了怎么办？

被派遣人或指定的派遣安置团队代表需要联系商家，以提供付款记录，并要求商家重新开具电子发票。

如本文前面所述，在中国，发票管理是费用管理的一个很重要，同时又很复杂的环节。考虑到这一点，一定要与有着深厚客户财务专业知识，并能够评估和确定您当前的出境/入境派遣和/或国内派遣程序的设计情况的人才派遣安置服务提供商合作。无论是纸质发票还是电子发票，发票的正确收取和使用对于合规、实现和提供有利税收优惠，以及确保遵守当地法规都非常关键。

想要详细了解 SIRVA 如何帮助您的公司对公司费用管理进行彻底的审查，以减轻组织及其被派遣员工的经济负担，请联系我们：concierge@sirva.com.

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供稿：

Jialin Chia，亚太和中东地区高级区域营销经理 (Senior Regional Marketing Manager)

Helen Chang，中国人才派遣总监 (Director, Relocation China)

Echo Lei，全球客户管理总监 (Director, Global Account Management)

Lisa Marie DeSanto，内容营销经理 (Manager, Content Marketing)

有关更多信息，请参阅 SIRVA 的博客免责声明.