旺季搬迁的相关提示

搬迁往往在一年当中的特定时间进行。世界各地的具体日期可能稍有差异，但通常与两点有关：天气回暖，房屋销售比例增加之时，以及学校放假，大多数员工更愿意让孩子迁居之时。这意味着南半球大批被派遣人员在 1 月/2 月搬迁，北半球人员则在 6 月、7 月和 8 月搬迁。在这些较为忙碌的时段，派遣团队与供应商挤压现有流程和时间安排来应付供不应求的状况，短时间内处理的派遣任务增多，他们都非常焦虑。派遣、搬迁和目的地服务提供商 (Destination Service Provider, DSP) 的当地供应捉襟见肘，超负荷运行，这意味着顺利派遣的最好办法是了解时间安排如何受影响，并实施可以优化该过程各个方面的流程与程序。 注意细节、预先沟通并给公司和实施留出充足时间，以确保您的搬迁不会在全球派遣大军中迷失。

全球派遣团队、派遣管理公司 (Relocation Management Company, RMC) 和被派遣人员/被调派人员都要行动起来，确保派遣或搬迁顺利进行。我们将在下文中探讨旺季精心策划搬迁的一些提示。

全球派遣团队

了解自己的截止日期以及影响时间安排的情况：

• 关注移民入境截止日期： 仔细检查与所有签证和移民文件有关的必要文书的截止日期。遗漏文件、错误或错过截止日期可能导致严重延误派遣，继而延误受移民文件完成与否影响的下游其他派遣工作与里程碑事件。
• 设定明确的预期： 为员工和公司设定明确的时间安排预期，牢记旺季对这些时间安排的影响。人力资源 (Human Resources, HR)/招聘部门必须尽可能地延长准备时间，以便在业务需要时派遣部门调动人手。此外，还必须了解其他派遣福利受到的影响，以及规划不当可能产生的额外成本。
• 员工接洽：确保起运地打包和装车、目的地交货与卸货时员工在场，以免索赔流程出现潜在问题。考虑让被派遣人员或授权代表接收所有搬迁货物时签字确认，声明运输的所有物品交付时完好无损。
• 立即授权服务并预订供应商： 尽早提前授权服务和预订供应商，因为旺季期间 RMC、DSP、移民服务提供商、税务服务提供商、航空公司、宠物托运人和家居用品运输供应商会超负荷工作。美国国内搬迁至少需要四周时间，全球搬迁因起运地和目的地位置而异。提前授权和预订：
  • 降低移民延误的几率。
  • 少量操作人员有充足时间打包，让家居用品更安全且效率更高。
  • 有助于避免产生加急搬迁、周末/下班时间服务的额外费用，以及延迟预订费用或变更费用。
  • 降低因需要延长运输时间或临时住所时间导致的例外请求几率，从而降低派遣成本。
  • 确保家居用品如期，甚至比同时段内其他搬迁更快抵达目的地。

被派遣人员和被调派人员

• 积极主动： 在搬迁日期之前制定行程规划。
• 注意： 某些国家允许和禁止入境的物品相关规定各不相同。了解目的地国家的规定，以免家居用品无法交货或延期交货。
• 注意截止日期和文件： 遵守派遣经理规定的所有截止日期。许多重要行动只有在完成前面的步骤后才能开展；您遵守预期时间安排阶段目标将使搬迁顺利进行。每家供应商要求您提供的文件不同，对您的时间安排也不一样。保留一份要求清单，文书缺失或未能达到截止日期要求会耽搁时间安排和其他派遣服务。
• 把贵重物品放在一边： 单独放置搬迁时随身带走的任何贵重物品、重要文件或物品，确保搬迁当日不放入搬运车。
• 搬迁当天做好准备：
  • 装车前与搬迁团队负责人详谈，探讨任何疑虑，装车完成后确保没有物品遗漏。
  • 打包前检查财产的现有损坏情况并拍照，以免后续与搬迁公司发生任何纠纷。
  • 安全操作：
    • 确保隔离宠物；搬迁过程中如果受惊，狗狗可能会咬伤搬运工，猫会爬进包装箱与家具内。
    • 看好孩子，确保搬运大家居用品时孩子们的安全。

派遣管理公司

• 打破常规思维模式： 请记住，每次派遣都是独一无二的，旺季时发生挑战的可能性增加；必须具备可及性和创造性思维，快速想出解决方案。
• 考虑位置影响： 考虑不同网络供应商的地域覆盖率、时间段和优势，确保所选择的人员具备满足每位客户和员工需求的足够实力。
• 沟通和设定预期： 与客户、员工和供应商建立关系，确保每次派遣的预期和实施都得到最佳管理。
• 整合： 准备好向客户、员工和供应商简单易懂地概述您的政策与流程，以确保整合所有利益相关者的工作。
• 请记住，时间安排就是一切： 务必告知被派遣人员/被调派人员至少在搬迁完成两天后才安排房屋销售结算或租赁交接，留出时间最终检查和清扫。注意因起运地而异的任何其他截止日期或影响规范。
• 管理紧凑的时间表： 如果搬迁交付周期不到四周，告知并管理实际预期。确定日期前，请与搬迁服务协调员核实，以免做出无法实现的交付承诺。避免在月末或周末交付，要求安排在这两个时段的任务太多。
• 培训被派遣人员/被调派人员： 员工需要了解搬迁术语和概念，包括：
  • 在流程早期估算居家搬迁很重要，从而确保可以安排合适的服务。 必要时可以进行虚拟估计。
  • 交货“时间范围”是指客户收到货物的时间范围：
    • 员工应当知悉，他们可以在该范围内指定一个交付日期。我们会尽一切努力满足该请求，但无法保证在具体日期交付，在规定时间范围内的交货被视为按时送达。
    • 小件的递送时间一般较长，时间范围较大。
    • 收发全球货件的员工必须了解到港后的额外操作步骤，这些步骤会延长时间，包括：船舶卸货、清关和清关取件。
  • 填妥贵重库存/高价值库存表格的重要性
  • 第三方服务的重要性：他们的身份和工作内容
  • 海关文件的重要性
  • 交付结束时立即清点库存的重要性，以免物品遗失和提交索赔。

事实上，旺季搬迁比一年中其他时段搬迁更具挑战性，但是，通过提前规划、合作以及确保沟通顺畅，可以使搬迁更顺利地进行。全球派遣团队、员工和 RMC 对于成功的派遣执行都将发挥自己的作用。