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确保员工收到私人物品： 新冠肺炎疫情期间的独特办公解决方案
新冠肺炎疫情期间发生了诸多史无前例的事件，企业也同样面对很多挑战。其中之一就是如何确保员工能够收到办公室关闭、搬迁、居家办公或回国期间遗留的私人物品。 很多员工无法进入办公室，也无法取回私人物品，这些物品大小不一，有的很重要，有的不那么重要，例如家人的照片和办公家具，而这种情况可能是暂时的，也可能是长期的。公司中各部门需要辨别、收集这些物品，并找到将这些物品送还给各自主人的方法，而员工可能住在本地或世界各地，这是一项非常具有挑战性的工作。
影响员工取回私人物品的因素
很多原因可能导致员工无法取回遗留在办公室中的私人物品，其中包括：
- 当地政府法规
- 公司制定的新冠肺炎防护政策（出于员工安全和/或规避风险的因素考虑）
- 办公处所的限制
- 员工可以进入办公地点前回国或进行长途派遣
人力资源和人才派遣专业人士面对的挑战
公司需要将物品归还给数百或数千名员工时，公司需要考虑很多因素。首先要确保的是物品归还到正确的人手中，这可以保护个人可识别信息 (PII)，如社会保险号码、电子邮件及通信地址。在消毒、打包、发运物品的过程中，需要对最细微的细节保持高度关注，以确保成功将物品归还到正确的人手中；此外，目前全球环境可能会给这项工作增加障碍。 每个国家的运输和海关规定都不同，而且在这个世界历史中都堪称特殊的时期中，打包、运输、派送团队和快递员都在超负荷工作，所以保障服务也是非常具有挑战性的。
应对挑战
可以使用各种方法归还私人物品，具体采用什么方法要看员工住在本地、本国，还是需要跨国运输。无论哪种情况，经验丰富的服务提供商提供的帮助都是非常重要的，尤其在服务提供商的人员能够完成整个门到门服务流程时。在这个过程中，由于减少了转手和搬运环节，个人可识别信息 (PII) 会得到更好的保护，更加容易确定责任，更便于跟踪门到门服务流程的时间和路线。公司内部人力资源和人才派遣团队的行政工作压力也会减轻，可以节省大量的精力，所以他们可以专注于其他更重要的组织性工作或疫情相关的工作。
技术能够解决问题
疫情会带来出乎意料的挑战，选择拥有先进技术的供应商才能始终确保员工私人物品顺利送达。在理想情况下，决策者应选择拥有以下技术的供应商：
- 能够在员工私人物品上贴上条形码，确保在整个过程中进行正确的标记、分类和追踪
- 能够了解整个项目并能够通过移动设备实时查看各个快递单的状态
- 在打包发运员工私人物品以及处理中间环节时，能够向公司相关部门和员工发送通知
- 能够通过一个系统安全地控制并保护员工的个人可识别信息，对数据发布进行限制，并在完成整个项目后删除员工信息
如果与能够完成上述工作的端到端供应商合作，那么可以确保：
- 在项目的每个阶段/每次运输时，及时、详细地提供信息，无需耗费时间从一个或多个供应商提供的大量电子表格或纸质清单中进行筛选
- 可以对问题、关注点和变动都进行标记，所以可以在项目或运输的任何阶段提前解决问题
SIRVA 目前正在使用一种可以实现上述功能的独特技术，而且正在申请专利。 Commercial Connect TM 能协助客户对搬迁进行管理，并应对私人物品方面的问题，这些问题的原因包括办公室关闭、员工回国和居家办公。我们的平台可以在归还员工私人物品时（或者由于办公室关闭或搬迁而进行商业运输时），帮助不同部门处理各个方面的问题，无需雇佣多个供应商处理此类项目的不同阶段（或在同一地区雇佣多个供应商），我们的平台还能在控制成本、保护员工个人可识别信息、尽量减轻内部人员和员工压力的同时优化流程。 此技术可支持 109 种语言。
独特的情况需要独特的解决方案
新冠肺炎疫情对员工和他们的工作地点都有很大影响。员工发现他们面对的情况和之前的居住地不同时，以及企业由于办公室关闭或其他因素调整和/或改变办公方案时，企业内各部门在过渡期会发现有大量事务需要处理。其中，将私人物品归还给员工或对整个办公楼内的设备进行搬迁是一项重要的工作。但是，如果和一家拥有全球网络、创新技术并能从头到尾处理整个过程的供应商合作，那么可以把这项工作从待办事项中划掉。
如需进一步了解 SIRVA 如何提供无缝解决方案并将私人物品归还给员工或管理商业运输，请通过 commercialmoving@sirva.com 联系我们。
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SIRVA Commercial Moving Services（信息网页）：https://www.sirva.com/moving-services/commercial-moving
欢迎访问 SIRVA Commercial（视频）：https://youtu.be/LyaiWmQNaU0
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