长期商务旅客计划的主要考虑因素

随着各个组织不断摆脱疫情带来的商业环境限制，人们开始重新关注长期商务旅行，以此作为满足业务需求的一种方式。许多组织已经开始制定或重新评估其长期商务旅行 (EBT) 计划。

对于疫情后不断变化的工作场所，您的 EBT 计划对您的组织而言是否是一种有效的战略工具？ 您是否准备好避免任何可能影响您的组织和被派遣人员的潜在合规问题？

评估 EBT 计划的六种重要方法

在评估您的 EBT 计划时，有几个关键的考虑因素。这类派遣特别容易遇到合规挑战和其他可能导致风险增加的问题，而全面的 EBT 计划的总体意图是最大限度地降低员工和公司的风险。如果没有正式的计划，长期商务旅客就可能因为未能遵守税收和移民指南而将自己和您的公司置于风险之中。罚款可能非常高，因此对于您的组织而言，找到有效的方法来跟踪 EBT 并确保合规非常重要。

以下是评估全面而有效的 EBT 计划的一些重要步骤：

1. 定义长期商务旅行
必须要定义 EBT 对组织的意义，这样才能一致地对待 EBT，并将其与其他计划和策略类型区分开来。通常，EBT 的持续时间超过标准的商务旅行，但又达不到短期或长期派遣的条件。按照业内最常见的定义，其持续时间为 30 到 90 天。超过 90 天则被视为短期派遣。任何对 EBT 计划的支持都是为了满足这段时间内的特定业务需求，而这些需求是正常的商务旅行政策所涉及不到的，并且由于时间不够长，还达不到享受完整短期派遣福利的条件。

2. 管理结构/计划监督
谁负责监督计划，如何管理？ 全球派遣安置团队越来越多地参与对长期商务旅客的监督。项目管理可以集中进行，也可以在区域内进行，但关键是要有一个项目负责人来制定和执行在全球范围内管理项目的政策和程序。EBT 也可以由您的人力资源团队、各个业务部门或差旅部门管理。

3. 制定流程和政策
根据最佳实践，建议您制定正式的政策或指导方针，为您长期出差的员工提供支持。可以通过明确的文档来实现适当级别的支持、一致性和合规性保障。
行业研究和调查表明，EBT 管理的最大挑战是税收合规、入境合规和员工跟踪。在规划长期商务旅行时，业务经理在选择员工或确定旅行时间时，并不一定会考虑到目标地点的要求，他们也不了解对税收和入境的最终影响。集中管理和计划指南可以显著降低这些关键领域的挑战和风险。

4. 员工跟踪
建立员工跟踪机制对于确保税收和入境合规至关重要。这样还便于您的组织确定员工的位置，这也是勤勉义务的主要职责之一。在新冠疫情期间，跟踪员工的下落成为了首要和中心问题之一。除了您自己的内部工具以外，旅行提供商、税务提供商、入境提供商、人才派遣服务提供商还可以提供各种类型的跟踪工具。

5. 利用派遣安置服务提供商的网络
识别和妥善组织 EBT 流程中涉及的提供商，以及充分利用现有的派遣安置服务提供商，可以让您的计划做到协调一致并可节约成本。这些提供商可以包括以下方面：
• 公司旅行 
• 入境
• 税务 
• 人才派遣管理公司
• 数据提供商
• 临时住房     

6. 协调支持
对长期商务旅行的支持可以在您的派遣安置团队内部加以协调，由单独的团队或通过组织的人才派遣合作伙伴来进行协调。出于合规性和一致性的考虑，不建议由员工自己来提供协调支持，或者在经理或业务级别上处理协调。

推荐的 EBT 支持要素

一旦计划的结构和管理到位，建议确定组织将要为 EBT 提供的支持等级，重点关注与合规相关的要素和规定，以使员工能够安全地过渡到该地点，并有效地履行其职责。

有些推荐的 EBT 支持要素包括：

旅行前咨询：为员工提供旅行前咨询很关键，可以让他们了解，自己作为一名长期商务旅客有哪些责任，包括遵守合规指南，以及您的组织将会提供哪些支持。

税务简报：税务简报可以由您的组织所指定的税务服务提供商提供，如果因长期旅行而产生赋税（视地点的不同而定），则税务简报将会很重要。税务简报既可以适用于国内旅客，也可以适用于国际旅客。
安全简报：对于国际 EBT，视地点的不同，可以由外部提供商或内部安全团队来提供简报。

体检： 对于国际 EBT，出于入境的目的可能需要进行体检，并且某些组织规定在进行长期商务旅行之前必须进行体检。

入境援助：对于国际 EBT，商务旅客必须有在迁入地点工作和临时居住的授权。护照、签证申请和证明文件必须在此过程中尽早完成并提供。一定要为文档的处理留出足够的时间。

语言培训：对于国际 EBT，为了确保员工在迁入地点的成功，可能需要接受语言培训。

文化培训：对于国际 EBT，建议像长期和短期派遣一样提供文化培训，以便为员工提供领略和理解文化所需的工具，让他们在新的职位上取得成功。

出发地和目的地之间的旅行： 旅行通常要在您的组织的商务旅行政策指南基础上进行，并要通过您指定的旅行提供商来预订。旅行费用可以包括：

• 机票
• 往返机场的地面交通
• 机场税和接送费
• 标准行李费用
• 为更长的时间准备的额外超重行李
• 可能的授权中途停留，具体取决于行程长度
• 膳食
• 里程（如果开车，并规定了每日最短行驶距离）
• 住宿 

目的地住宿：在长期商务旅行期间通常提供带家具的公司住房或酒店住宿。 

生活开销：膳食和杂费通常从每日津贴中支付，该津贴是为了支付当地数日实际和合理的生活费用。每日津贴的数额可以利用数据提供商、政府表格、商务旅行政策、公司的计算或固定金额来确定。

当地交通： 如果员工无法将自己的车辆驾驶到目的地，我们会根据目的地政策/做法和当地的商业规则，为他们提供与员工职位相称的合理交通援助。援助的形式可以是津贴、报销、租车或公司用车。

税务政策和资料准备：在理想情况下，员工在长期商务旅行期间的纳税义务应当和在家时相同。如果员工的纳税义务超出其源自于公司收入的正常纳税义务，则超出部分通常由公司承担。如果需要准备报税表（国际），公司将承担相关年份的费用。

有关如何使 EBT 成为您派遣安置计划的战略组成部分的详情，请随时联系 SIRVA 全球咨询服务 (globaladvisoryservices@sirva.com) 或联系您的 SIRVA 客户经理 (account manager) 或 SIRVA 销售代表 (sales representative)。